Easy Invoice meine erste Rechnung selbst geschrieben

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Was benötigen wir für eine Rechnung

Um eine Rechnung Schreiben zu können benötigen wir verschiedene Voraussetzungen.

  1. Das Briefpapier muss den gesetzlichen Anforderungen genügen. Welche Angaben gehören auf eine Rechnung ?
  2. Wir benötigen einen Kunden, der angelegt sein muss.
  3. Wir benötigen Artikel zum Fakturieren. Alternativ können wir diesen direkt beim Schreiben der Rechnung eingeben.
  4. Uns müssen die Rahmenbedingungen klar sein, wie wir die Rechnung stellen wollen. Brutto, Netto oder als Kleinunternehmer ? Gewähren wir Skonto ?


Von wo aus kann ich in die Rechnungserstellung springen

Es gibt in der Software verschiedene Möglichkeiten, um direkt in das Schreiben von Rechnungen einzusteigen. Eine davon ist die Beleg Übersicht. Wenn Sie in Ihren Belegen für den gleichen Kunden erneut eine Rechnung schreiben möchten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen Sie "Rechnung Erstellen" aus.

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Eine weitere Möglichkeit ist es sich den Kunden in der Kundenverwaltung zu Suchen. Selektieren Sie den Kunden in der Ergebnis Anzeige und Klicken Sie oben auf den Button "Rechnung Schreiben". Alternativ kann auch auf die Zeile wieder mit der rechten Maustaste geklickt werden. Dort wählt man dann "Rechnung Erstellen" aus.

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Eine Rechnung Schreiben

Um eine Rechnung zu Schreiben gehen Sie nach dem Start der Software in den Menüpunkt "R/G/A schreiben". Die drei Buchstaben stehen für: Rechnung / Gutschrift / Angebot. Im folgenden zeigen wir Ihnen die Abbildung der Maske mit Nummern und erklären anhand der Nummern wie Sie die Rechnung eingeben können.

RechnungErstellen.jpg


  1. Wählen Sie ob Sie eine Rechnung, Gutschrift oder ein Angebot Schreiben möchten. Dementsprechend wird der fakturierte Betrag auch auf dem Kundenkonto berücksichtigt.
  2. Wählen Sie eine Sprache für die Rechnung. Nach der Standard Installation stehen Ihnen die Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Polnisch und Italienisch zur Verfügung
  3. Das Rechnungsdatum wird hier angegeben. Es ist frei wählbar. Standardmäßig wird hier immer der aktuelle Tag eingetragen.
  4. Den Kunden wählen Sie über diese Select Box aus. Wenn Sie aus einer anderen Maske über "Rechtsklick -> Rechnung Erstellen" gesprungen sind ist hier schon der richtige Kunde eingetragen. Nach der Auswahl des Kunden öffnen sich die weiteren Felder zur Eingabe.
  5. In der Betreffzeile steht standardmäßig worum es sich bei diesem Dokument handelt: Rechnung / Gutschrift / Angebot, sowie die nächste freie fortlaufende Nummer
  6. Im freien Text können Sie etwas spontant zur Rechnung als Information hinzufügen. Dieser Text erscheint auf der letzten Seite der Rechnung, nachdem die Steuern ausgewiesen wurden.
  7. Die Zusatz Daten werden nach einer standardmäßigen Installation erstmal nicht genutzt. Sie können in den Einstellungen weitere Felder Hinzufügen, die Sie auf der Rechnung benötigen, so z.B. ein KFZ Kennzeichen für einen Autohändler. Wenn das in den Einstellungen hinterlegt ist, können diese Daten hier eingetragen werden.
  8. Steuern: Wie möchten Sie die Rechnung stellen ? Hier gibt es verschiedene Methoden wie Sie die Steuern hinzurechnen möchten. Inklusive: bedeutet, dass in dem Betrag der Artikel die Steuern bereits enthalten sind. Exklusive: die Artikel sind ohne Steuer und werden am Ende der Rechnung oben rauf gerechnet. Netto: Die Rechnung wird rein Netto ohne Steuern gestellt. Unter bestimmten Umständen können Sie auf die Steuern verzichten, z.B. wenn Ihr ausländischer Geschäftspartner Ihnen eine zu diesem Zeitpunkt gültige Umsatzsteuer Identnummer mitgeteilt hat. Kleinunternehmer: Wenn Sie als Kleinunternehmer geführt werden dürfen Sie gar keine Steuern ausweisen. Auf Ihrer Rechnung müssen Sie auf diese Regelung hinweisen.
  9. Skonto: Um jemanden schneller zu einer Zahlung zu bewegen können Sie ihm Skonto einräumen. Das bedeutet er hat zum Beispiel 30 Tage Zeit um eine Rechnung zu Bezahlen. Bezahlt er diese innerhalb von 7 Tagen darf er sich von der Rechnung 2% Skonto abziehen. Der Kunde spart so Geld und Sie kommen schneller an das Geld. Wenn Sie kein Skonto geben möchten nehmen Sie einfach den Haken bei "Skontotext drucken" weg.
  10. Artikelnummer: Sie können eine beliebige Artikelnummer eingeben. Wenn die Artikelnummer in der Artikelverwaltung bekannt ist, werden Bezeichnung und Preis sofort automatisch übernommen. Die gewählte Artikelnummer muss aber nicht zwangsweise existieren. Sie können auch wenn die Bezeichnung und der Preis automatisch aus den Artikeldaten gezogen werden, diese Daten manuell Überschreiben.
  11. Artikelnummer: Mit dieser Select Box können Sie die Artikel entweder mit der Maus oder mit der Tastatur Hinzufügen. Die Software merkt sich wie Sie zuletzt einen Artikel hinzugefügt haben und springt entweder zur Input oder zur Select Box wieder zurück.
  12. Der Hinzufügen Button fügt die eingegebenen Daten zu der Rechnung hinzu. Sie müssen aber nicht zwangsläufig auf diesen Button Klicken. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern jederzeit die Enter Taste drücken und so den Artikel zur Rechnung Hinzufügen.
  13. Mit "Artikelzeile löschen" entfernen Sie die ausgewählte Zeile aus der Rechnung. Es ist nicht möglich diese Zeile nachträglich wieder herzustellen oder zu Bearbeiten.
  14. Mit "Eingaben löschen" leeren Sie alle Eingabefelder, so dass Sie ganz von vorne Anfangen können. Beginnen tun Sie dann wieder bei Punkt 1.
  15. Mit "R/G/A erstellen" erstellen Sie Ihre Rechnung. Die PDF Rechnung wird automatisch zur Ansicht geöffnet. Wenn Sie die PDF Rechnung schließen werden Sie gefragt, ob Sie diese Rechnung so Speichern möchten. Wenn Sie "nein" Anklicken, können Sie noch weitere Änderungen an Ihren Eingaben vornehmen. Wenn Sie "Ja" auswählen wird die Rechnung gespeichert und in die Belegübersicht hinzugefügt. Der Kontostand des Kunden ändert sich.